Un cop decidiu utilitzar-lo

Reunió prèvia a l’adjudicació

Quan s’utilitza la sala gran, la sala petita i la sala d’exposicions

O quan utilitzeu les instal·lacions als entreteniments que es considerin necessaris per a la gestió de les instal·lacions, amb la possibilitat d’un mes abans de la data d’ús com a norma general, porteu els següents documents, aneu al secretari i a les reunions.

1. Programa o gràfic de progrés, fulletó, pla de seguretat, tiquet d’entrada o tiquet numerat (com a mostra)
2. A més de l’anterior, els esdeveniments a la sala gran inclouen dibuixos escènics, dibuixos d’il·luminació i dibuixos acústics.
   (Si està indecís, feu-nos saber el nom del responsable i la informació de contacte.)

Quan s’utilitza l’estudi

Si us plau, parleu amb el personal sobre el disseny de la sala i les instal·lacions accessòries que s’utilitzaran almenys 2 dies abans de la data d’ús.

A l’hora de vendre mercaderies

Assegureu-vos d'enviar un "Formulari de sol·licitud i aprovació per a la venda de béns, etc." separat.

Formulari de notificació de vendes de productes

No es poden vendre béns a l’estudi

Notificació a les oficines governamentals pertinents, etc.

En funció del contingut de l'esdeveniment, pot ser que sigui necessari notificar-ho a les següents oficines públiques pertinents.
Consulteu amb antelació i seguiu els procediments necessaris.

Publicació d’anuncis / avisos

• Especifiqueu el nom de l’organitzador, la informació de contacte, etc. a pòsters, fulletons, entrades, etc.
• Si voleu publicar pòsters i tríptics al vestíbul, feu-nos-ho saber. (Limitat a esdeveniments celebrats a l'hotel)
• Si us plau, feu-nos-ho saber si voleu publicar un rètol.
• La informació de l'esdeveniment es pot publicar gratuïtament a les revistes informatives de l'Associació de Promoció Cultural de la Ciutat d'Ota i al lloc web. (Depenent del contingut, no podem acceptar-lo.) Si us plau, ompliu el formulari prescrit i envieu-lo al responsable de la instal·lació.També acceptem sol·licituds del nostre lloc web.

Formulari de sol·licitud de calendari d'actuació

Formulari de sol·licitud de publicació del calendari de rendiment (aplicació WEB)

Sobre la gestió d’instal·lacions

• El dia d’ús, cal que presenteu el formulari d’aprovació de l’ús a la recepció abans d’utilitzar la sala.
• Per preparar-vos per a un desastre, preneu totes les mesures possibles, com ara guies d’evacuació per als visitants, contacte d’emergència, primers auxilis, etc., mantenint una reunió detallada amb el personal i assignant un personal de reordenació.
• Segons la Llei de serveis contra incendis, observeu estrictament la capacitat dels visitants.No es pot utilitzar més enllà de la capacitat.
• En cas d'accident o malaltia, aviseu immediatament el personal i seguiu les instruccions.
• Tingueu en compte que l'hotel no es fa responsable del robatori.
• Hi ha una habitació infantil a la primera planta.Si el voleu utilitzar, informeu el personal.Gestioneu-lo des de l’usuari.
• Després de l’ús, torneu a retornar l’equip incidental usat a l’estat original.A més, assegureu-vos de portar els vostres objectes personals i no els deixeu a la instal·lació.
• En principi, si la instal·lació o l’equipament es fa malbé o es perd, haurà de compensar els danys.
• Emporteu-vos a casa els residus generats a l’escenari, com ara les escombraries generades per menjar i beure.Si és difícil endur-se’l a casa, el processarem per un càrrec, així que ens ho preguem.
• Si és necessari gestionar la instal·lació, un membre del personal pot entrar a la sala que utilitzeu.
• L’organitzador és responsable d’organitzar i guiar els visitants, agafar i entretenir.Segons l’esdeveniment, l’organitzador pot preparar personal per a l’escenari, la il·luminació, el so, etc.
• Si s’espera que vingui un gran nombre de visitants abans de l’hora d’obertura o si hi hagi possibilitat de confusió en el moment de l’esdeveniment, és responsabilitat de l’organitzador assignar suficients organitzadors.
• Assegureu-vos que l’organitzador observa el següent i n’informa els visitants.
  1. No enganxeu paper, cinta adhesiva, etc. a les parets, pilars, finestres, portes, terres, etc. ni colpegeu claus o tacs sense permís.
  2. No vendre ni mostrar productes, distribuir material imprès ni fer res similar sense permís.
  3. No porteu articles o animals perillosos (excepte gossos de servei) sense permís.
  4. Es prohibeix fumar a tot l'edifici.No mengeu, no begueu ni fumeu, excepte en zones designades.
  5. No produïu cap volum que pugui interferir amb la gestió de la instal·lació o causar molèsties a altres persones.
  6. No causis molèsties a altres persones, com ara fer sorolls, cridar o fer servir violència.

Sobre l’ús del pàrquing

• Si us plau, utilitzeu el pàrquing subterrani d’aromes (límit d’alçada 2.1 m).
• L’organitzador serà gratuït per aparcar el dia, però hi ha un límit en el nombre de cotxes en funció de la instal·lació.
• Es cobrarà tot l’estacionament per a usuaris generals.

Ús de cadira de rodes

• Els lavabos polivalents accessibles amb cadira de rodes es troben a la primera i primera planta soterrani i al gran vestíbul (1r pis).
• També hi ha lloguer de cadires de rodes a l’edifici, així que si us plau, feu-nos-ho saber.
• Si accediu des de l’aparcament subterrani, utilitzeu l’ascensor.