Un cop decidiu utilitzar-lo

Reunió prèvia a l’adjudicació

Quan s’utilitza la sala gran, la sala petita, la sala d’exposicions i el gimnàs

Quan utilitzeu la instal·lació per a un esdeveniment o un esdeveniment que es consideri necessari per a la gestió de la instal·lació, en principi, cal portar la documentació següent i reunir-se amb el personal aproximadament un mes abans de la data d'ús.

1. Programa o taula de progrés, fulletons, pla de seguretat, tiquet d’admissió (com a mostra).
2. A més de l’anterior, els esdeveniments a la sala gran són el dibuix escènic, el dibuix d’il·luminació i el dibuix acústic.
   (Si està indecís, feu-nos saber el nom del responsable i la informació de contacte.)

Quan s’utilitza la sala d’assaig, estudi de música, sala de conferències, sala d’estil japonès, sala de te, sala d’art

Si us plau, parleu amb el personal sobre el disseny de la sala i les instal·lacions accessòries que s’utilitzaran almenys 2 dies abans de la data d’ús.

A l’hora de vendre mercaderies

Assegureu-vos d’enviar una sol·licitud d’aprovació de vendes de mercaderies, etc.

Formulari de notificació de vendes de productes

Notificació a les oficines governamentals pertinents, etc.

En funció del contingut de l'esdeveniment, pot ser que sigui necessari notificar-ho a les següents oficines públiques pertinents.
Consulteu amb antelació i seguiu els procediments necessaris.

Publicitat

• Especifiqueu el nom de l’organitzador, la informació de contacte, etc. a pòsters, fulletons, entrades, etc.
• Si voleu publicar pòsters i tríptics al vestíbul, feu-nos-ho saber. (Limitat a esdeveniments celebrats a l'hotel)
• Feu-nos-ho saber, ja que és possible que pugueu publicar el rètol al lloc designat només el dia de l’esdeveniment.
• Podeu publicar informació sobre el vostre esdeveniment gratuïtament a la revista i al lloc web publicats per l'Associació de Promoció Cultural de la Ciutat d'Ota. (Tingueu en compte que és possible que no puguem acceptar alguns continguts.)
  Si us plau, ompliu el formulari designat i envieu-lo al personal de les instal·lacions. Les sol·licituds també es poden fer a través del nostre lloc web.

Formulari de sol·licitud de calendari d'actuació

Formulari de sol·licitud de publicació del calendari de rendiment (aplicació WEB)

Sobre la gestió d’instal·lacions

• El dia d'ús, presenteu el formulari d'autorització d'ús a la recepció de la primera planta del soterrani abans de fer servir la sala.
• Com a preparació per a l'ocurrència d'un desastre, mantingueu converses detallades amb el personal sobre les pautes d'evacuació per a visitants, contacte d'emergència, primers auxilis, etc., i preneu mesures exhaustives com ara el desplegament de personal per organitzar l'evacuació.
• Segons la Llei de serveis contra incendis, observeu estrictament la capacitat dels visitants.No es pot utilitzar més enllà de la capacitat.
• En cas d'accident o malaltia, aviseu immediatament el personal i seguiu les instruccions.
• L'hotel no es farà responsable dels robatoris, així que aneu amb compte.
• Hi ha habitacions per a nens petits a la primera planta del soterrani i a la tercera planta, així que si us plau, informeu a un membre del personal si voleu utilitzar-les. Tingueu en compte que els nens han de ser cuidats pels mateixos nens.
• Després d’utilitzar-lo, torneu a posar l’equip incidental usat a l’estat original.A més, assegureu-vos de portar els vostres objectes personals i no els deixeu a la instal·lació.
• Si feu malbé o perdeu alguna instal·lació o equipament, reclamarem una indemnització pels danys.
• Emporteu-vos a casa els residus generats a l’escenari, com ara les escombraries generades per menjar i beure.Si és difícil endur-se’l a casa, el processarem per un càrrec, així que ens ho preguem.
• Si és necessari gestionar la instal·lació, un membre del personal pot entrar a la sala que utilitzeu.
• L’organitzador és responsable d’organitzar i guiar els visitants, agafar i entretenir.Segons l’esdeveniment, l’organitzador pot preparar personal per a l’escenari, la il·luminació, el so, etc.
• Si s’espera que vingui un gran nombre de visitants abans de l’hora d’obertura o si hi hagi possibilitat de confusió en el moment de l’esdeveniment, és responsabilitat de l’organitzador assignar suficients organitzadors.
• Assegureu-vos que l’organitzador observa el següent i n’informa els visitants.
  1. No enganxeu paper, cinta adhesiva, etc. a les parets, pilars, finestres, portes, terres, etc. ni colpegeu claus o tacs sense permís.
  2. No vendre ni mostrar productes, distribuir material imprès ni fer res similar sense permís.
  3. No porteu articles o animals perillosos (excepte gossos de servei) sense permís.
  4. Es prohibeix fumar a tot l'edifici.No mengeu, no begueu ni fumeu, excepte en zones designades.
  5. No produïu cap volum que pugui interferir amb la gestió de la instal·lació o causar molèsties a altres persones.
  6. No causis molèsties a altres persones, com ara fer sorolls, cridar o fer servir violència.

Sobre l’ús del pàrquing

• Hi ha un organitzador especial a la planta 2 del soterrani. (Límit d’alçada 2.1 m)
• Li donarem un tiquet d’aparcament a l’organitzador. (Nombre limitat) No es pot utilitzar sense tiquet d'aparcament.
• Envieu el bitllet d’estacionament al parabrisa del cotxe.
• No hi ha plaça d’aparcament per a usuaris generals.
• L'organitzador s'ha d'assegurar que els usuaris generals no vénen en cotxe.

Ús de cadira de rodes

• Introduïu des de l’entrada principal de la primera planta del graó.Utilitzeu l’ascensor per arribar a cada habitació.
• Si accediu des de l’aparcament del segon pis del soterrani, podeu utilitzar el dispositiu d’escalada per escales, tot i que hi ha esglaons. (Pes de fins a 2 kg) Si contacteu amb nosaltres per endavant, un membre del personal estarà en espera.
• Els lavabos polivalents es troben a la primera planta soterrani, al gran vestíbul de la primera planta i a la 1a planta.
• També hi ha lloguer de cadires de rodes a l’edifici, així que si us plau, feu-nos-ho saber.

その他

• Les nostres instal·lacions han estat designades com a refugi d'evacuació suplementari per al barri d'Ota en cas d'inundació. Si s'ordena l'obertura d'un refugi d'evacuació, és possible que us demanem que suspengueu l'ús de les instal·lacions.
• El nostre hotel està designat com a col·legi electoral per a eleccions. Per tant, depenent del calendari electoral, podem cancel·lar la vostra reserva i reemborsar l'import total encara que ja hàgiu pagat la tarifa d'ús. Us demanem la vostra comprensió.